導入事例は、潜在顧客に製品やサービスの価値を具体的に示し、信頼を獲得するための強力なツールです。
しかし、導入事例の作成には顧客へのインタビュー協力依頼や、事前の準備をしっかり行うことが必要です。
本記事では、導入事例のインタビュー協力依頼を成功させるためのステップと注意点、そして依頼先選びのポイントを解説します。
導入事例のインタビュー協力依頼はどうやって行う？
導入事例は、自社製品やサービスの価値を顧客に伝える効果的なマーケティングツールです。
特に、具体的な活用事例をインタビュー形式で紹介することで製品への信頼性が向上し、新規顧客の獲得につながります。
では、導入事例を制作する場合、どのように顧客へのインタビュー協力依頼を進めればよいのでしょうか。
自社で制作する場合と外注する場合の両方のプロセスは以下の通りです。
自社で制作を行う場合
導入事例を自社で制作する場合、以下の6つのステップがあります。
STEP1：制作する目的を明確にする
導入事例を通じて何を達成したいのか、具体的な目的を設定することが重要です。
- リード獲得
- 売上向上
- ブランド認知度向上
- 信頼獲得
これらの目的を達成するために、どのような導入事例を作成する必要があるのか、明確に定義しましょう。
どんな効果を狙って事例を作るのかを社内でしっかり共有しておきましょう。
リード獲得や売上向上、ブランディングなど、目的によってどんな情報を引き出すかが変わってきます。
STEP2：対象となる顧客を選定する
対象となる顧客を選定する時は導入事例を通じて何を達成したいのか、具体的な目的を設定することが重要です。
- リード獲得
- 売上向上
- ブランド認知度向上
- 信頼獲得
これらの目的を達成するために、どのような導入事例を作成する必要があるのか、明確に定義しましょう。
特に事例として優秀な成功例とかわかりやすい成果が出ている顧客を選ぶのがおすすめです。
業種が多様なら、複数事例を揃えてターゲット別に見せるのも効果的ですよ。
STEP3：顧客に取材依頼をする
選定した顧客に、導入事例作成への協力依頼を丁寧に行います。
正式な依頼状を作成し、導入事例作成の目的・掲載媒体・インタビュー内容・必要な資料・スケジュールなどを明確に伝えましょう。
依頼の際には、「成功事例が発信されると、顧客のブランド認知度や信頼性向上につながる」と一言添えると引き受けてくれる可能性が高まります。
他にも、インタビューへの謝礼や完成した導入事例を掲載した媒体の贈呈などを検討しましょう。
協力依頼の際には、何にどのくらい時間がかかるかを明確に伝えるとスムーズです。
また『インタビューの協力が御社のPRにもつながります』など、相手のメリットを提示すると協力を得やすいですね。
STEP4：日程や場所を調整する
取材依頼を快諾してもらえたら、次は日程と場所の調整です。
顧客の都合を最優先に考え、複数の候補日を提示するのがおすすめです。
取材場所も顧客の希望を優先し、顧客のオフィスやオンラインなど、状況に応じて最適な場所を選びましょう。
取材時間は1時間〜1時間半程度が一般的です。
オンライン取材も増えているので、顧客の都合を最優先で日程を組むといいですね。
時間は1時間前後で済ませるなど、相手の負担を極力減らすよう工夫しましょう。
STEP5：取材内容を準備する
効果的なインタビューを行うために、事前に質問内容を準備します。
- 顧客がどのような課題を抱えていたのか
- なぜ自社の製品やサービスを導入したのか
- 導入までの流れ、導入時に苦労したこと、自社がどのようにサポートしたのか
- 導入によって、顧客の業務や組織にどのような変化があったのか（具体的な数値データなどを取得）
- 導入に対する満足度や感想、率直な今後の展望など
顧客の導入事例を効果的に引き出せるように、質問の順番や構成を練り上げ、想定される回答に対する追加質問も用意しておきましょう。
どんな質問を用意するかでアウトプットの質が決まります。
『導入の決め手は？』『導入後の具体的な成果数値は？』といった質問を事前に顧客と共有すると、当日の取材がスムーズになりますよ。
STEP6：取材を行う
顧客との信頼関係を築きながら、インタビューを実施します。
導入事例作成への協力に対する感謝の気持ちを伝え、和やかな雰囲気でインタビューを始めましょう。
顧客の言葉に耳を傾け、共感しながら話を聞き進めることが大事です。
抽象的な話だけでなく具体的なエピソードやデータを引き出せると、より説得力のある導入事例を作成できます。
例えば、「スタッフ数は同じで単月売上記録を更新」「スタッフの販売成約率は60%に向上」などの情報があれば説得力を持たせ、顧客の興味を引くことが可能です。
重要なポイントや数値データなどはその場で確認し、齟齬がないようにしましょう。
取材後はお礼状を送付し、今後の流れやスケジュールを共有することで顧客との良好な関係を維持できます。
インタビューは和やかな雰囲気で進め、具体的な数値データやエピソードを掘り下げることがポイント。
取材後はお礼を伝えて、今後の流れや確認事項を連絡し、トラブルを防ぐのが大事です。
制作を外注する場合
導入事例の制作を外注することで時間とリソースを節約しつつ、プロフェッショナルな仕上がりを実現できます。
以下の4つのステップに沿って進めれば、スムーズかつ効果的に導入事例を完成させることが可能です。
STEP1：制作会社を選定する
導入事例制作を外注する場合、複数の会社に見積もりを依頼し、比較検討することで、自社に合った制作会社を見つけることができます。
選定するポイントは次の通りです。
- 実績：Webサイトやポートフォリオを確認し、過去の導入事例をチェック
- 費用：複数社から見積もりを取り、費用とサービス内容を比較
- 制作体制：担当者の人数や役割、制作プロセスを確認
- コミュニケーション力：円滑な連携が取れる
制作会社を選定する際は、サービス内容を把握し、自社のニーズを満たせるかを見極めましょう。
複数社から見積もりや実績を取り寄せ、自社のニーズや予算、納期に合う会社を選びましょう。
BtoBの事例に強いかどうかも重要な確認ポイントですね。
STEP2：インタビューに協力してほしい顧客を制作会社と共有する
制作会社を選定したら、インタビューに必要な情報を共有します。
- 顧客の基本情報（会社名、業種、担当者名、連絡先など）
- 導入した製品・サービスの概要（目的、効果など）
- インタビューの目的（どのようなメッセージを伝えたいか）
これらの情報を制作会社と共有することで顧客理解を深め、より質の高い導入事例の作成に繋がります。
顧客の基本情報や導入内容をしっかり伝えることで、制作会社もどこを掘り下げればいいかが分かります。
顧客との関係性や注意点なども事前に共有しておくとスムーズですね。
STEP3：顧客への協力依頼をする
顧客が決まったら、いよいよインタビューへの協力依頼です。
依頼はメールや電話で行います。
メールで依頼する際は以下の点に注意しましょう。
- 件名は具体的かつ簡潔に記述する
- 導入事例作成の目的を伝える
- 協力依頼の内容とメリットを伝える
- 顧客の負担が少ないことを伝える
- 問い合わせ先を明確にする
初めて依頼する場合はメールを送付した後に電話で連絡を取り、メールを確認してもらえているか、疑問点がないかなどを直接確認できると丁寧です。
依頼文には導入事例を作る目的やメリットを明確に書くのがおすすめ。
あと、『負担を減らすために取材はオンラインで30分ほどで終わります』など、協力しやすい体制を示すとOKもらいやすいです。
STEP4：制作会社が取材を行う
制作会社への依頼で一番大きなメリットは、取材を任せられることです。
自社ではリソースが割けずなかなか対応が難しい工程も、制作会社に依頼すればスムーズに進められます。
- 現地またはオンラインで取材を実施
- 録音データの書き起こし
- インタビュー記事の作成
制作会社との連携を密にし、スケジュールや進捗を定期的に確認することで、スムーズに導入事例を作成できます。
外注の最大メリットは、取材から執筆、デザインまですべて任せられること。
自社のリソースを割かずに済むので、スケジュール管理だけしっかり連絡を取り合うといいですね。
導入事例の協力依頼を行う際に注意すべきこと
導入事例を作成する際、どうしても顧客の協力が必要です。
以下の点に注意することで、よりスムーズな依頼と質の高い導入事例を作成することができます。
自社で制作を行う場合
注意点1：顧客への依頼内容を明確に伝える
顧客に依頼する際には、以下を明確に伝えましょう。
- 導入事例作成の目的
- 掲載媒体
- インタビュー内容
- 必要な資料
- スケジュールなど
例えば、導入事例作成の目的では、「新規顧客獲得のため」「製品の認知度向上のため」など、顧客にも理解しやすいように説明することが重要です。
インタビューでどのような内容を聞きたいのか、事前に顧客に伝えましょう。
質問項目のリストやインタビューの大まかな流れを共有することで、顧客は準備をすることができ、スムーズなインタビューに繋がります。
曖昧な依頼は顧客の混乱や誤解を招き、協力意欲を低下させる可能性があります。
顧客が準備しやすいように、環境を整えましょう。
曖昧な依頼はNGです。
目的・掲載予定の媒体・質問内容・必要資料など、具体的にまとめたうえで依頼すると顧客も安心します。
注意点2：協力してくれる顧客にメリットを説明する
導入事例は、自社のウェブサイトやパンフレットだけでなく、業界誌や専門サイトなど、他のメディアにも掲載される可能性があります。
協力してくれる顧客にとってのメリットを具体的に説明することで、協力意欲を高めることができます
- 認知度の向上：顧客の企業名や担当者名が掲載されることで、顧客の企業の認知度向上や、担当者自身のキャリアアップに繋がる可能性がある
- 成功事例の発信：他社の参考となる情報を提供することで、業界内での評価が向上
- 信頼関係の強化：導入事例を通じて、顧客の満足度を高め、長期的な関係構築に繋がる
成功事例を広く発信すると、顧客にとってもプラスの効果が得られることを丁寧に伝えましょう。
事例掲載で顧客の企業にもPR効果があるとか、成功事例として業界内で評価されるなど、相手にとってのメリットを強調しましょう。
そうすれば協力を得やすくなります。
注意点3：スケジュール管理を徹底する
顧客と自社、そして場合によっては制作会社との間で円滑に進行するためには、綿密なスケジュール調整が欠かせません。
各工程で想定外の遅延が発生する可能性も考慮し、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。
特に、顧客の都合に合わせて調整が必要な取材日程は、複数候補日を提示するなど柔軟に対応することが大切です。
スケジュールは共有ツールを活用し、関係者全員で共有して認識のズレがないようにしましょう。
スケジュールに遅延が発生している場合は、その原因を特定し、適切な対策を講じることで全体のスケジュールへの影響を最小限に抑えましょう。
『取材日から公開日までを逆算して管理』するのが基本です。
顧客の都合優先なので、余裕を持ったスケジュールを組んでおかないと遅延リスクがありますからね。
制作を外注する場合
注意点1：顧客と制作会社の役割分担を明確にする
導入事例制作を外注する場合、顧客と制作会社の役割分担を明確にすることが重要です。
役割が曖昧だと認識のズレが生じたり、非効率な作業が発生したりする可能性があります。
スムーズな制作プロセスを実現するためにも、事前にしっかりと役割分担を決めておきましょう。
役割分担の例
- 顧客：自社の製品・サービスを導入した効果などの情報を提供、取材対象者の選定、取材場所の確保
- 制作会社：取材・原稿作成・写真撮影などの専門業務
また、自社・顧客・制作会社の3社間で定期的なミーティングを実施し、進捗状況や課題点を共有することも大切です。
密なコミュニケーションを図ることで認識のズレを防ぎ、スムーズにプロジェクトを進めることができます。
3社（顧客・自社・制作会社）で誰が何を担当するのかをはっきり決めておくことが大事。
たとえば、取材日程調整は自社で、取材や記事作成は制作会社、みたいに役割を明確にしましょう。
注意点2：顧客の負担を最小限に抑える
導入事例制作を外注する場合、顧客に過度な負担がかからないよう配慮することが重要です。
顧客は本業を抱えながらの協力となるため、時間や手間を最小限にする工夫が必要です。
インタビュー時間は、顧客の都合に合わせてできるだけ短く済ませられるよう、制作会社と相談しましょう。
事前に質問内容や必要な資料を共有し、顧客が準備できるようにすることでインタビュー時間の短縮や負担を軽減が可能となります。
メールや電話、オンライン会議など、顧客にとって負担の少ない連絡手段を選択することも重要です。
顧客は本業があるので、短時間で済むオンライン取材などで配慮を。
質問項目や必要データを事前に共有しておけば、取材当日もスムーズですね。
注意点3：制作会社と綿密に打ち合わせを行う
制作を外注する場合、制作会社の間で認識のズレが生じやすく、後々トラブルに発展する可能性があります。
そうした事態を避けるためにも、綿密な打ち合わせは欠かせません。
- 制作する目的
- ターゲット
- 納期
- 費用
- 制作体制
- 制作スケジュール
上記以外にも疑問点や不安な点はその都度確認し、自社と制作会社との間で認識のズレがないように努めましょう。
見込み顧客にどう訴求したいか、記事のトーンやデザインイメージなど、事前にしっかり共有することで完成度が上がります。
認識のズレがないよう、定期的にコミュニケーションを取りましょう。
導入事例の制作を依頼するときによくある質問
導入事例の制作を依頼する際、多くの方が抱える疑問について回答します。
これらを参考に、スムーズに導入事例を完成させましょう。
導入事例ではインタビューは必ず必要？
必ずしも必要ではありません。
導入事例の内容や目的によってはインタビューではなく、アンケートやヒアリング、既存資料などを活用して作成することも可能です。
- インタビュー：顧客の生の声を反映し、個性や魅力を表現したい場合に有効
- アンケート：多くの顧客から定量的なデータを効率的に収集したい場合に有効
- ヒアリング：対話形式で詳細なニーズなどの深い情報を収集したい場合に有効
顧客が既に公開している情報や資料を活用すると、効率的に導入事例を作成することができます。
導入事例に協力してくれる顧客が見つからない場合はどうする？
導入事例に協力してくれる顧客が見つからない場合は、以下の方法を試してみましょう。
- 顧客と接点のある社内関係者に協力依頼を仰ぐ
- 長年取引のある既存顧客や満足度の高い顧客へアプローチする
- 謝礼や完成した導入事例を提供する
導入事例の掲載によって得られるメリットを具体的に説明し、協力を仰ぎましょう。
インタビューの許可は取れたが、社名NGの場合はどうする？
社名NGの場合は、以下の対策が可能です。
- 匿名：企業名を伏せた形で掲載
- 仮名：具体性を保ちつつ、プライバシーに配慮
- 業界名：特定を防ぎつつ、情報の参考性を維持
どの対策をするにしても、顧客の意向を尊重しながら可能な範囲で導入事例を作成することが重要です。
インタビューするときにはどのような情報や資料が必要？
インタビューを行う際には、以下の情報や資料があるとよりスムーズで効果的に行うことができます。
- 顧客の基本情報（企業名、業種、規模、所在地、担当者名、連絡先など）
- 導入製品・サービスの概要（製品・サービス名、導入時期、導入規模、導入目的など）
- 導入前の課題
- 導入後の効果
- 写真・動画（顧客の企業や担当者の写真、導入製品・サービスの画像や動画など）
インタビュー当日にはICレコーダーやカメラも必要です。
導入事例の制作を外注する際の費用は？
導入事例の制作を外注する際の費用は、制作会社や導入事例の内容によって大きく異なります。
一般的には、数万円から数十万円が相場と言われています。
費用に影響する要素
- 制作会社の規模（大手制作会社は高くなる傾向）。
- インタビュー、写真撮影、動画撮影などの有無納品形式（印刷物、ウェブサイト掲載、動画制作など）
自社の予算に合った外注先を選びましょう。
導入事例制作はノウハウがなければ外注への依頼がおすすめ
効果的な導入事例の制作には、専門的な知識やスキルが求められます。
そのため、ノウハウが不足している場合は制作会社への依頼がおすすめです。
専門の制作会社に依頼することで、質の高い導入事例を効率的に作成できます。
依頼する場合は次の点を考慮しましょう。
- 自社のニーズに合った企画設計を行ってくれるか
- コミュニケーションがスムーズに取れるか
- 信頼できる実績があるか
- 費用とサービス内容が見合っているか
これらを検討することで、信頼できるパートナーが見つかります。
自社リソースを節約しながら、高品質な導入事例を制作しましょう。
効果的な事例を作るにはマーケティング視点やライティングスキルが不可欠。
社内にリソースやノウハウがない場合は専門会社に任せるのがおすすめです。
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